Kancellária

Kancellári tájékoztatás (2020.03.15)

Tájékoztatom Önöket, hogy a Kormány által kihirdetett veszélyhelyzetre tekintettel a Kancellária működési rendje 2020. március 16-tól visszavonásig megváltozik, mellyel kapcsolatosan Kancellári Utasítás lép életbe!

A kancellári utasítás szabályozza és minősíti a kancellária feladatait, az ügyfélfogadási rendet, a munkaszervezés körülményeit, a munkavégzés helyét, az otthoni munkavégzés feltételeit, a kapcsolattartási szabályokat és a tájékoztatási kötelezettséget.

Ahol lehetséges a Kancellária új munkaszervezési eszközökkel és új saját fejlesztésű gazdasági informatikai alkalmazással áll át a járványügyi veszélyhelyzetre, melynek célja az, hogy a rendkívüli helyzetben az egyetem adminisztratív és működtetési feladatainak folyamatossága mellett magasabb fokon biztosítsa a dolgozók védelmét, az egészségügyi szolgáltatók tevékenységének zavartalan kiszolgálását.

A Kancellária a veszélyhelyzetben a feladatokat kategorizálta, amelyek közül kiemelten kezeli a kritikus feladatok ellátását.

Kritikus feladatok:

a.    Klinikai Központ és Egyetemi Kórház gyógyító tevékenységének kiszolgálása, betegélelmezés, egészségügyi fogyóanyagok beszerzése, betegellátáshoz kapcsolódó műszaki-üzemeltetési feladatok (kiemelten az infektológia-, intenzív- és sürgősségi ellátás működtetéséhez szükséges műszaki feltételek), munkaügyi-bérügyi feladatok, költségvetési-pénzügyi feladatok, HIS rendszerek működtetése, IT feladatok és minden olyan Kancellária hatáskörébe tartozó feladat, ami a biztonságos és zavartalan betegellátáshoz szükséges;
b.    a felsőoktatáshoz és a gyakorló köznevelési intézmények feladatainak ellátásához szükséges e-learning és digitális oktatási rendszerek kapacitásainak bővítése, működésük biztosítása,
c.    munkabér utaláshoz szükséges feladatok;
d.    szállítói számlák kifizetéséhez szükséges feladatok;
e.    informatikai üzemeltetési és eszközellátási feladatok, valamint minden olyan IT feladat, ami a nem szokványos ügymenet ellenére a működőképesség fenntartásához, illetve a távoktatási feladatok ellátásához szükséges;
f.    gazdasági informatikai rendszerek működtetése;
g.    az informatikai biztonsági feladatok rendkívüli helyzetre és távmunka végzésre tekintettel való kiemelt biztosítása és monitorozása,
h.    vagyon- és tűzvédelmi feladatok;
i.    web- és egyéb kommunikációs feladatok;
j.    vezetői, irányítási feladatok;
k.    a járványveszélyhez kapcsolódó bármilyen kormányzati, vagy hatósági előírás alapján történő feladatellátás.

Ügyfélfogadási rend:

A Kancellária szervezeti egységeinél a személyes ügyintézés, ügyfélforgalom 2016. március 16-tól visszavonásig szünetel.

Az ügyintézés, ügyiratkezelés elektronikus úton történik:

a.    elektronikus levél
b.    a szokásos ügymenetben is alkalmazott elektronikus workflow rendszerek,  
c.    hamarosan bevezetésre kerülő új gazdasági rendszer (DE Rendkívüli Helyzetben alkalmazandó Gazdasági-ügyvitelkezelő Rendszer, RHGR).

A Kancellária a rendkívüli helyzetre való tekintettel  DE Rendkívüli Helyzetben alkalmazandó Gazdasági-ügyvitelkezelő Rendszer-t (RHGR) fejleszt, mely kezeli az egyetem kiterjedt földrajzi elhelyezkedését, ennek segítségével a számlák, HR dokumentumok scannelt formában eljutnak a szervezeti egységtől, dolgozótól az illetékes ügyintézőig, akár a munkahelyén, akár otthon végzi a feladatát. Az RHGR használatáról, fokozatos bevezetésének ütemezéséről külön tájékoztató kerül kiadásra. A rendszer bevezetéséig az ügyiratok papíralapon belső postával továbbítandóak a szokásos ügymenet szerint.

A Kancellárián a veszélyhelyzet ideje alatt a kinevezéstől eltérő helyen történő munkavégzést alapvetően az adott szervezeti egység és dolgozó által ellátandó feladatok jellege határozza meg. Amennyiben a feladat jellege és a szükséges feltételek rendelkezésre állnak és biztosítható a kritikus feladatok ellátása, lehetőség szerint az otthoni munkavégzés feltételeit teremtjük meg, melynek kialakítása és felmérése, munkajogi intézkedések meghozatala a következő 5 munkanapban történik meg. A szervezeti egységek és kollégák elektronikus úton történő elérése az otthoni munkavégzés esetén is biztosított.

A kancellári utasítás a Kancellária honlapján olvasható, arról a Kancellária egységvezetői tájékoztatják a hozzájuk tartozó munkavállalókat, valamint meghozzák a munkaszervezéshez szükséges döntéseket.

Kérem a fentiek szíves tudomásulvételét és az Önök fegyelmezett együttműködését az egyetem működtetési feladatainak folyamatossága és mindannyiunk egészségének védelme érdekében!

Debrecen, 2020. 03. 15.

Tisztelettel és köszönettel:

Prof. Dr. Bács Zoltán
kancellár